Compliance rauf, Kosten runter?

Wie Sie mit mehr Compliance sogar Geld sparen können.

Compliance wird häufig unter dem Kostengesichtspunkt diskutiert. Ein gängiger Ratschlag lautet: „Wenn Sie Compliance für teuer halten, versuchen Sie es einmal mit Nicht-Compliance“. Das mag angesichts von Fällen wie Siemens richtig sein, greift aber zu kurz. Richtig umgesetzt kann Compliance sogar Kosten senken - so lautet die These dieses Artikels, die an mehreren Beispielen illustriert werden soll.

Im ganzen Spektrum von möglichen Compliance-Ansätzen soll es hierbei nicht um Korruptionsvermeidung oder Imageschäden gehen, sondern um die betriebswirtschaftlich korrekte Ausführung von Prozessen im Finanzbereich, die häufig zahlreichen Regularien unterliegen.

Compliance ist ein Prozessthema

Selbst bei bestem Willen ist es für komplex organisierte Unternehmen nicht immer leicht, allen rechtlichen Anforderungen genüge zu tun. Zu schnell ändern sich Rahmenbedingungen, zu viele Beteiligte haben Teilaufgaben zu erledigen. So sind in der Erstellung von Geschäftsberichten und Anhangsinformationen die dezentralen Einheiten genauso eingebunden wie Informationen aus der Rechtsabteilung mit denen aus dem Rechnungswesen zusammenfließen. Verantwortlich und haftbar für das Ergebnis ist letztlich der Finanzvorstand.

Wenn der CFO dauerhaft sicherstellen will, dass seine Geschäftsberichtserstattung rechtssicherer und verlässlicher wird, wird er dazu Prozess einführen und etablieren. Durch klare Verantwortlichkeiten und Prüfroutinen hinsichtlich Qualität und Stimmigkeit der Informationen, kann letztendlich sichergestellt werden, dass alle Berichte nach bestem Wissen und Gewissen erstellt worden sind.

Compliance ist ein Dokumentationsthema

Die  Etablierung von Prozessen mit zugehörigen Verantwortlichen hat den Nebeneffekt, dass zu jedem Zeitpunkt klar ersichtlich wird, mit welchem Kenntnisstand welche Entscheidungen getroffen wurden. Im sensiblen Bereich Mergers & Acquisitions etwa wäre viel gewonnen, wenn der Prozess zur Investitionsentscheidung durchgängig und lückenlos dokumentiert wird. Dann könnte auch im Nachhinein belegt werden, wer wann was von der geplanten Transaktion gewusst hat. Insiderwissen wird dokumentierbar und die Hemmschwelle, solches Wissen zu nutzen, steigt rapide an – und damit auch dieser Aspekt von Compliance.

Compliance ist ein Standardisierungsthema

Gerade schnell gewachsene Konzerne verfügen häufig über unterschiedliche Unternehmenskulturen. Es gibt ganz unterschiedliche Vorgehensweisen zu gleichen oder ähnlichen Fragestellungen. Das betrifft Dinge wie die Organisation des Einkaufs von B-Gütern genauso, wie sensiblerer Themen wie die Handhabung von Bürgschaften und Vollmachten.

Durch die einheitliche Definition von wichtigen Prozessen wird das Management von Ausnahmen erst möglich. Natürlich ist die unternehmerische Entscheidung im Zweifel nicht in Standardprozesse zu packen – aber wenn man sich dessen bewusst ist, können die Entscheidungen auch mit entsprechendem Hintergrund aufbereitet werden. Eine Investition in ein Unternehmen, das nicht vordefinierten Kriterien entspricht, muss eben ausführlicher begründet werden.

Compliance ist ein IT-Thema

IT does matter – nämlich immer dann, wenn es um effizientere Prozesse, automatisierte Workflows, Dokumenation und Standardisierung geht. Einheitliche Datenquellen, robuste Infrastrukturen, konsistente und revisionssicher Ablagemöglichkeiten – das ist alles verfügbar und wird auch genutzt. Einige Beispiele aus dem Compliance-Umfeld sollen das illustrieren.

Beispiel Rechtsabteilung

Rechtsabteilungen großer Konzerne beschäftigen sich etwa mit dem Verwalten von Verwalten von Vorstands- und Aufsichtsratsverträgen, von Gewinnabführungs- und Gesellschafterverträgen und der Abwicklung des gesetzlichen Meldewesens – um nur einige Aufgaben zu benennen. In allen Bereichen lauern erhebliche Fallstricke und besonders im internationalen Umfeld sind alle Rechtsräume kontinuierlich auf Veränderungen zu beobachten. Durch eine geeignete IT-Unterstützung mit dem zetVisions Corporate Investment Manager, steht eine einheitliche und zentrale Datenbasis für alle beteiligungsrelevanten Informationen zur Verfügung, Meldepflichten werden automatisch erkannt und die Kosten für die Erstellung von Meldungen sinken dramatisch.

Beispiel Rechnungswesen

Im Rechnungswesen geht es um das revisionssichere, verlässliche und schnelle Erfassen von Finanzkennzahlen, zum damit das Berichtswesen für Vorstand und externe Stakeholder zu beliefern. Eine besondere Herausforderung liegt dabei regelmäßig in der Integration neuer Einheiten und dem Zusammenspiel verschiedener Abteilungen. So sind neben dem Rechnungswesen auch Abteilungen wie Treasury oder Tax / Legal auf einen stets aktuellen Stand der Beteiligungsstruktur angewiesen. Eine einheitliche Datenbank für Unternehmensinformationen muss her – etwa in der aktuellen Pflege von Konsolidierungshierarchien für die legale Konsolidierung, die durch Verlagerung des Aufwands an die de-zentralen Einheiten eine deutliche Entlastung der Zentrale realisiert.

Wenn eine solche Dateninfrastruktur besteht, die über Workflows Prozesse abteilungsübergreifend organisiert, werden Redundanzen vermeidbar, Berichte aktueller und ressourcenschonender aufbereitet und die Zeiten zur Berichtserstellung verkürzt. Als Nebeneffekt einer größeren Compliance-Ausrichtung stehen hier deutliche Effizienzgewinne zu Buche.

Weitere Beispiele finden sich auch im Bereich der Unternehmensorganisation in der Überwachung von Firsten und Verträgen oder der zeitnahen und rechtsgültigen Besetzung von Mandaten.

Fazit

Die Einhaltung von Normen und Standards ist ein Muss für alle Unternehmungen, ungeachtet ihrer Größe, Komplexität und Branche. Es zeigt sich, dass besonders den Schnittstellen zwischen den vorhandenen Funktionen eine größere Bedeutung zukommt. Eine IT-Strategie, die das berücksichtigt, wird hier einen großen Beitrag leisten können – und Spezialanwendungen wie die Beteiligungsmanagement-Software der zetVisions AG stellen eine Vielzahl von sofort einsetzbaren Prozessen bereit.