Datenqualität als Daueraufgabe

Konsolidierung und Harmonisierung von Stammdaten sind nur der erste Schritt

Laut der Studie „Datenqualitätsmanagement: Organisation und Initiativen“ des Würzburger Business Application Research Center (BARC) haben 80 Prozent der Mitarbeiter ein „durchschnittliches, geringes oder gar kein Vertrauen“ in die Datenqualität ihrer Unternehmen. 79 Prozent nennen als Resultat schlechter Datenqualität sinkende Mitarbeiterzufriedenheit sowie weitere Negativaspekte wie steigende Kosten und sinkende Kundenzufriedenheit.

Die Ursachen für schlechte Datenqualität sind dabei vielfältig: keine klar definierten Prozesse und Verantwortlichkeiten für die Datenpflege sowie ein Wildwuchs an Datenquellen und Systemen. Die Bewältigung des Tagesgeschäfts wird zum Kraftakt, und unsaubere Daten liefern unbefriedigende Ergebnisse. Lassen sich auf dieser Basis valide Entscheidungen treffen? Wohl kaum.

Es ist schon seltsam: Da wird nun schon seit vielen Jahren auf das Problem der mangelnden Datenqualität in den Unternehmen – und dessen ökonomische Folgen – hingewiesen, und trotzdem scheint sich nichts Grundsätzliches zu ändern. Nach dem ebenfalls von BARC durchgeführten BI Survey 13, der weltweiten größten Anwenderbefragung, zählt schlechte Datenqualität seit Jahren zu den Top-3-Problemen der Business Intelligence. Fachbereiche beklagen, es gebe keinen zentralen Ort, der die „wahren“ Daten bereithält („Single Point of Truth“). Die Nöte der Fachbereiche lassen sich laut BARC – neben der problematischen Integration von Daten und deren Konsolidierung beispielsweise im Rahmen von Unternehmensübernahmen – auf schlechte Stammdatenqualität zurückführen: Dubletten in den Produkt-, Kunden- oder Mitarbeiterdaten, veraltete oder unvollständige Daten erhöhten den Aufwand durch eine Nachbereitung derselben; unterbleibe die Datenbereinigung, führe dies zwangsläufig zu unsicheren und gar falschen Entscheidungen.

Stammdaten sind virtuelles Kapitel und müssen „gemanagt“ werden

Fehlende Datenqualität wirkt sich nicht zuletzt in realen Kosten aus. Thomas C. Redman, Präsident der Navesink Consulting Group und ein bekannter Fachmann für Datenqualität, hat schon vor Jahren geschätzt, dass der negative Effekt schlechter Datenqualität bei 8 bis 12 Prozent des operativen Gewinns liegt. Nicht umsonst stellen Stammdaten in allen Facetten (z.B. Finanz-, Lieferanten-, Material-, Kunden- und Personalstammdaten) einen oft unterschätzten Vermögenswert dar. Als Herzstück eines jeden Unternehmens und als Grundlage von Unternehmensentscheidungen wirken sich verlässliche Stammdaten positiv auf die Prozesseffizienz aus und sorgen für Kosteneinsparungen. Zudem steigen im Zeitalter von Big Data die Anforderungen an die Qualität von Stammdaten und an den Umgang mit ihnen einmal mehr.

Für die Organisatoren der CeBIT 2014 war das ein Anlass, die Fähigkeit, große Datenmengen in hoher Geschwindigkeit verantwortungsvoll und nachhaltig zu nutzen, zum Hauptthema zu machen. „Durch eine intelligente Analyse von bereits vorhandenen Daten ergeben sich für Unternehmen neue Geschäftspotentiale, die eigenen Prozesse effizienter zu organisieren und den Einsatz von Ressourcen zu optimieren“, so Oliver Frese, CeBIT-Vorstand der Deutsche Messe AG über das Messe-Motto „Datability“. Damit das funktioniert, müssen die „vorhandenen Daten“ allerdings richtig, vollständig und jederzeit an jedem Ort verfügbar sein.

Ohne ein professionelles Datenmanagement geht das nicht. Nach Daniel Liebhart, Dozent für Informatik an der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften, sind dafür zunächst die zentralen Informationsobjekte (Kunde, Produkt, Angebot etc.) zu definieren. Für jedes dieser Objekte muss unterschieden werden zwischen kritischen, sensiblen Daten und nicht kritischen Daten. Auf dieser Grundlage aufbauend stützt sich das Datenmanagement auf vier Säulen: den Lebenszyklus der Information („verwendet“, „analysiert“, „archiviert“, „gelöscht“), die Datenqualität, das Gesamtbild sämtlicher Schnittstellen und Datenflüsse sowie die organisatorische Verankerung (Aufgaben, Zuständigkeiten, Verantwortung). Informationen müssten, so Liebhart, in der notwendigen Qualität und der richtigen Form zur passenden Zeit am rechten Ort zur Verfügung stehen. Ausgestattet mit einem wirkungsvollen Datenmanagement seien Unternehmen jeder Größe in der Lage, vorhandene Informationen gewinnbringend zu nutzen.

Geschäftsprozesse definieren und Standards für Stammdaten definieren

Während sowohl der Schaden durch mangelhafte, verfälschte, unvollständige und inkonsistente Daten als auch der Nutzen durch das Gegenteil vielfach belegt und beschrieben sind, sieht die Realität in den Unternehmen häufig nicht so aus, als habe man das verstanden oder gar schon die erforderlichen Schritte unternommen. Eine typische Situation bei Kunden ist beispielsweise, dass eine fehlerfreie Auswertung von Material- und Artikeldaten in einem Business Information Warehouse nicht möglich ist. Ziel der Implementierung einer Stammdatenlösung ist es daher, die vorhandenen Material- und Artikel- sowie Kunden- und Lieferantenstammdaten zu harmonisieren und zu konsolidieren, um eine einheitliche Datenbasis zu schaffen, die nicht zuletzt verlässliche Analysen und Reports ermöglichen soll.

Eine Konsolidierung und Harmonisierung von Stammdaten sind sicherlich der erste Schritt zu einer verlässlichen und einheitlichen Datenbasis. Kurzfristig werden hiermit zwar Qualitätsprobleme gelöst, aber nicht an der eigentlichen Ursache gearbeitet. Um jedoch eine dauerhafte Datenqualität zu erzielen, muss anders agiert, müssen betroffene Geschäftsprozesse identifiziert und Standards für Stammdaten definiert werden. Beides gewinnt im globalen Wettbewerb an Bedeutung.

Eine Bereinigung der nicht wertschaffenden Prozesse im Unternehmen kann durch die Einführung einer Standardlösung wesentlich vorangebracht werden; so lassen sich auch durch die Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen im Umfeld von Stammdaten Wettbewerbsvorteile generieren. Aber erst nachdem Prozesse und Befugnisse für die Datenpflege und -freigabe (Data Governance) klar definiert sind, kann eine IT-Unterstützung erfolgen.

Professionelle Stammdatenmanagementlösung unterstützt wirkungsvoll

Eine professionelle Standardlösung für das Stammdatenmanagement stellt einen „Single Point of Truth“ für die verschiedenen Stammdatenkategorien bereit. Sie verbessert nicht nur die Qualität und Aktualität der Stammdaten, sondern sorgt auch für effizientere Prozesse. Gleichzeitig implementieren Unternehmen einen einheitlichen und kontrollierten Ablauf für die Pflege ihrer Stammdaten. Die Daten werden über eine intuitive Weboberfläche dezentral erfasst, zentral freigegeben und an die relevanten Systeme verteilt. Jede Änderung wird auf Belegen dokumentiert. Neben der Datenhistorie ist auch eine Prozesshistorie abrufbar. Durch klar definierte Verantwortlichkeiten für die Dateneingabe und -freigabe im Zusammenspiel mit kontrollierten Prozessen für die Stammdateneingabe unterstützt eine Stammdatenmanagementlösung unternehmenseigene Data-Governance-Aspekte. Da durch den Einsatz einer solchen Lösung die Datenpflege nur einmalig anfällt, lassen sich zeitaufwendige und redundante Pflegeaktionen vermeiden.

Ein zentrales Stammdatenmanagement ist für die Optimierung der Geschäftsprozesse unerlässlich. Die IT-Kosten werden unter anderem durch den Wegfall regelmäßig notwendiger Harmonisierungsprojekte deutlich gesenkt. Im Außenverhältnis kann etwa der Einkauf die konsolidierten Lieferantenstammdaten für Preisverhandlungen nutzen, da es künftig möglich ist, das Gesamteinkaufsvolumen bei einem Lieferanten und dessen Töchtern zu ermitteln und so Rabatte zu erzielen.

Die Entscheidung für ein IT-gestütztes Stammdatenmanagement ist eine Entscheidung für die Zukunft. Es verhindert, dass Stammdaten mehrfach und unsauber gepflegt werden und am Ende verfälschte, unvollständige und inkonsistente Daten die tägliche Arbeit verzögern und unnötigen Aufwand erzeugen. Ein IT-gestütztes Stammdatenmanagement sorgt für einen einheitlichen Datenpool, aus dem alle angeschlossenen Systeme bedient und „saubere“ Berichte sowie Auswertungen erstellt werden können. Regelmäßige Bereinigungsprojekte sind nicht mehr notwendig – die richtigen und vollständigen Stammdaten stehen jedem zu jeder Zeit zur Verfügung.