Unternehmen müssen heute in der Lage sein, eine riesige und weiter wachsende Menge von Stammdaten zu verarbeiten. Allein die Menge an Daten hilft aber noch nicht weiter. Entscheidend ist, die Bedeutung von Daten zu erfassen und intelligent miteinander zu vernetzen. Erst das schafft am Ende einen Mehrwert.
Die intelligente Vernetzung von Daten kann beispielsweise Unternehmenswissen erschließen, unbekannte Zusammenhänge in Datensätzen aufdecken, ein gezieltes Marketing und eine effizientere, genauere Wartungsplanung (Predictive Maintenance) ermöglichen. Die intelligente Vernetzung von Daten kann zudem dazu eingesetzt werden, die Pflege von Stammdaten zu automatisieren, um Pflegeaufwand zu reduzieren und Datenkonsistenz und -qualität zu steigern.
Möglichkeiten für die automatisierte Stammdatenpflege
Zum einen kann mit Default-Werten respektive Vorbelegungen gearbeitet werden: Dabei lassen sich Standardwerte setzen, also Feldinhalte definieren, die bei Anlage eines Materials, Debitors, Kreditors etc. schon vorab ausgefüllt sind. So können beispielsweise bei der Auswahl einer Materialart bestimmte Daten vorbelegt werden.
Zum anderen können mit Vorlagen insbesondere bei Materialstammdaten in erheblichem Umfang manuelle Dateneingaben reduziert werden. Es kann flexibel „mitgegeben“ werden, was an Daten aus einer Vorlage übernommen werden soll, so dass am Ende nur noch wenig manuelle Pflege notwendig ist.
Mit Hilfe von wenigen Grunddaten können schließlich bis zu 30 Prozent der weiteren Daten eines Stammdatenobjektes automatisiert gefüllt werden, beispielsweise bei einem Debitor die Daten der Vertriebsorganisation aufgrund der Kontengruppe. Hierzu können Regelwerke definiert werden, die solche Datenzusammenhänge erkennen und das automatisierte Setzen von Daten ermöglichen (Smart Data Engine). Derartige Regeln ermöglichen etwa die Vorbelegung von Dispoverfahren und Disponent bei der Neuanlage eines Werkes. Aus bereits gepflegten Stammdaten eines Materials können einheitliche Kurz- oder Fertigungstexte automatisiert erstellt werden.
Regelbasierte Werteingabe für Stammdaten
Bei der regelbasierten Werteingabe reicht das Spektrum von einfachen Ableitungen bis hin zu komplexen Regeln basierend auf Entscheidungstabellen oder berechneten Werten. Bei Ableitungen folgt aus der Eingabe einer bestimmten Information automatisch eine weitere. Über Tabellen können mehrere Werte gesetzt werden – und nicht nur einer. Durch Rechenoperationen können Daten miteinander verknüpft werden. Regeln können sowohl für Standardattribute als auch für kundenspezifische Felder erstellt werden. Ziel ist, einen Stammdatensatz mit der geringstmöglichen Anzahl vom Anwender auszufüllender Felder komplett anzulegen.
Kürzere Durchlaufzeiten durch „First time right“
Die automatisierte Stammdatenpflege verfolgt zwei wesentliche Ziele: Zum einen geht es darum, die Ausmaße der „Fehlerquelle Mensch“ zu reduzieren. Durch das automatische Setzen von Feldwerten können die Pflege von Feldern auf ein Minimum reduziert und Fehleingaben vermieden werden. Von Beginn an liegen die richtigen Werte vor („first time right“), die Datenqualität wird verbessert. Zum anderen kann schneller und effizienter gearbeitet werden. Wenn Werte von einem Stammdaten-System gesetzt/abgeleitet werden, dann müssen sie nicht mehr validiert werden. Das reduziert die Zeit, die darauf verwendet werden muss, Datensätze zu prüfen. Stammdaten-Verantwortliche und Fachbereiche werden entlastet, die Mitarbeiter haben mehr Zeit für die wesentlichen Tätigkeiten und können sich stärker auf die Governance-Aspekte konzentrieren.
Erfahren Sie in unserem Blogbeitrag „Was ist Stammdatenmanagement?” mehr über die Vorteile und die Umsetzung des Stammdatenmanagements.
