Anteilsbesitzliste für den Geschäftsbericht, Kurzprofile der Gesellschaften, Datenquelle für verpflichtende Meldungen an Finanz- und Steuerbehörden, Datenquelle für konzerninterne Reportings, Organigrammfunktion und Dokumentenarchiv – das sind die wesentlichen Funktionen der Beteiligungsdatenbank von Heidelberg Materials. Bei mehr als 1.300 Konzerngesellschaften stehen die Beteiligten dabei vor keiner leichten Aufgabe. Das Unternehmen hat über die Jahre ein System aufgebaut, das die Datenqualität verbessert und zusätzliche Kosten vor allem durch gestiegene Anforderungen an das Steuer-Reporting verhindert hat.
Veröffentlicht im S@pport, Ausgabe 6/2023, von Nelli Metzler
Nachdem es zunächst ein einfaches System zur Erfassung von Gesellschaftsbasisdaten gab, ist bei Heidelberg Materials seit 2007 eine Beteiligungsdatenbank im Einsatz. In diesem Jahr kam es zu einer deutlichen Zunahme der Unternehmensbeteiligungen durch die Übernahme des britischen Baustoffkonzerns Hanson, die unter anderem eine komplexe internationale Anteilseignerstruktur zur Folge hatte. Knapp zehn Jahre später wuchs das Beteiligungsportfolio durch den Kauf des italienischen Baumittelherstellers Italcementi S.p.A. weiter auf seinerzeit rund 1.400 Gesellschaften. Das Beteiligungsmanagement von Heidelberg Materials war aber nicht nur durch die gestiegene Anzahl von Portfoliounternehmen gefordert, sondern auch durch wachsende inhaltliche Anforderungen, vor allem an das Reporting im Steuerbereich. Namentlich geht es hier in erster Linie um das seit 2016 erforderliche Country-by-Country-Reporting.
Regina Blunda, Global Entity Management Expert bei Heidelberg Materials:
„Die neue Softwarelösung hat für Heidelberg Materials erhebliche Vorteile beim Steuer-Reporting bewirkt. Durch die bessere, zuverlässige Datenqualität können viel mehr Kollegen das System nutzen und auch selbst bedienen. Und das System hat Kosten verhindert, die bei Nutzung der alten Lösung durch die gewachsenen Anforderungen an die steuerliche Berichterstattung eingetreten wären.“
§ 138a Abgabenordnung verlangt einen länderbezogenen Bericht multinationaler Unternehmensgruppen.
Das Country-by-Country-Reporting enthält
(a) eine nach Steuerhoheitsgebieten gegliederte Übersicht, wie sich die Geschäftstätigkeit des Konzerns auf die Steuerhoheitsgebiete verteilt, in denen der Konzern durch Unternehmen oder Betriebsstätten tätig ist und
(b) eine nach Steuerhoheitsgebieten gegliederte Auflistung aller Unternehmen gegliederte Übersicht, wie sich die und Betriebsstätten, zu denen Angaben in der genannten Übersicht erfasst sind.
Länderbezogener Bericht der Unternehmensgruppe
Das Country-by-Country-Reporting ist keine leichte Aufgabe, da komplexe Daten zu übermitteln sind (Stammdaten, Kennzahlen, Additionen), länderspezifische Besonderheiten berücksichtigt und OECD-Vorgaben eingehalten werden müssen.
Die von Heidelberg Materials verwendete Softwarelösung war hierfür nur eingeschränkt nutzbar, da sie zu stark auf die angelsächsische Welt ausgerichtet war, europäisches und deutsches Steuerrecht dagegen zu wenig berücksichtigte. Darüber hinaus fehlten der Lösung zuverlässige Zeitstempel, sodass eine durchgängige Zeitabhängigkeit nicht dargestellt werden konnte.
„Für das Steuer-Reporting, für das Daten rückwirkend gezogen werden, mussten wir daher händisch mit Plausibilitäten und Vergleichen, Reports und Gegenprüfungen herausfinden, welche Angaben zu welchem Zeitpunkt gültig waren – und das bei 1.400 Gesellschaften“
Regina Blunda , Global Entity Management Expert bei Heidelberg Materials
Für ein zuverlässiges und schnelles Reporting ist hohe Datenqualität die entscheidende Voraussetzung. Für HeidelbergMaterials stehen hier drei Aspekte im Vordergrund, die jedoch mit der verwendeten Softwarelösung nicht in gewünschtem Maße in die Tat umgesetzt werden konnten:
- Beteiligungsdatenbank als Single Point of Truth für alle Gesellschaftsstammdaten: Die alte Datenbanklösung hat keinen verlässlichen Single Point of Truth zur Verfügung gestellt. Wegen der fehlenden Zeitabhängigkeit bestanden stets Zweifel, was jeweils der letzte Stand der Daten war.
- Vier-Augen-Prinzip mit Prüfung und Freigabe für wichtige Gesellschaftsdatenänderungen: „Nach dem Vier- Augen-Prinzip und dem Prüfungs- und Freigabeprozess wird nicht zuletzt seitens der Wirtschaftsprüfer vermehrt gefragt, wer gibt ein, wer prüft, wer gibt frei. Es geht also darum, zu belegen, wie Datenqualität sichergestellt wird“, erläutert Blunda. Ein Vier-Augen-Prinzip fehlte jedoch; zudem waren User- Berechtigungen nur eingeschränkt steuerbar. Daher konnte kein passender Workflow für Dateneingabe, -prüfung und -freigabe installiert werden.
- Zugriff auf die Beteiligungsdatenbank für möglichst viele Mitarbeiter: In der Vergangenheit war der Zugriff auf die Datenbank nur für einen eingeschränkten Personenkreis möglich. Sie war einerseits kompliziert und schwer zu verstehen, andererseits musste wegen der fehlenden Zeitabhängigkeit der Daten stets geprüft werden, ob ein Report vollständig und fehlerfrei ist.
Sicherstellen der Datenqualität
Mit Einführung der neuen Softwarelösung konnte Heidelberg Materials die Datenqualität nachhaltig verbessern. Maßgeblich dafür waren neue Standards auf drei Gebieten – der Datenpflege, der Validierung und der Datenverfügbarkeit.
Mit rund 51.000 Beschäftigten an fast 3.000 Standorten in über 50 Ländern ist Heidelberg Materials (früher Heidelberg-Cement) einer der weltweit größten Hersteller von Baustoffen und -lösungen mit führenden Marktpositionen bei Zement, Zuschlagstoffen (Sand, Kies, Splitt, Schotter) und Transportbeton. Die Produkte und Dienstleistungen von Heidelberg Materials werden beim Bau von Häusern, Infrastruktur, Gewerbe- und Industrieanlagen eingesetzt. Das Unternehmen, 1873 gegründet, hat im Jahr 2022 einen Umsatz in Höhe von 21,1 Milliarden Euro erzielt.
Neue Standards in der Validierung
Zu den neuen Standards in der Validierung gehört unter anderem, dass
- alle Dateneingaben mit einem „Gültig ab“-Datum beginnen,
- kein Mandat vor der Firmengründung beginnen darf,
- ein Gremium nicht mehrere Vorsitzende zur gleichen Zeit haben darf,
- die Reports immer zeitabhängig sind.
Die alte Datenbank hat solche Regeln bei der Datenspeicherung nicht vorgesehen. „Das nachträgliche Einführen von Validierungsregeln wäre gar nicht möglich gewesen“, beschreibt Blunda das Problem. „Der alten Datenbank fehlten sinnhafte Eingabevalidierungen. Sie hat sehr viel zugelassen – entsprechend hatten wir einige Widersprüche im System. Beispielsweise war jemand schon zu einem Zeitpunkt Mandatsträger, zu dem die Firma noch gar nicht gegründet worden war.“
Um die Zeitabhängigkeit zuverlässig zu gewährleisten, fragt die Software bei der Ersteingabe oder der Änderung von Stammdaten – etwa bei der Änderung eines Firmennamens – ab, wann diese gültig sein soll. Ohne diese Angabe lässt sich eine Eingabe/Änderung nicht speichern; sie ist also zwingend erforderlich. Im alten System ließ sich der Firmenname einfach überschreiben; ein dazugehöriges Datum konnte zwar eingeben werden, zwingend erforderlich war das aber nicht.
Anforderungen der steuerlichen Berichterstattung erfüllen
„Die neue Softwarelösung hat für Heidelberg Materials erhebliche Vorteile beim Steuer-Reporting bewirkt. Durch die bessere, zuverlässige Datenqualität können viel mehr Kollegen das System nutzen und auch selbst bedienen“, so das Fazit von Blunda. Zwar habe das neue System im engeren Sinne keine Einsparungen gebracht, aber es hat weitere Kosten verhindert, die durch die gewachsenen Anforderungen an die steuerliche Berichterstattung eingetreten wären.
Unternehmen, die sich mit dem Gedanken der Einführung einer Softwarelösung für Beteiligungsmanagement tragen, rät Blunda, sich die Frage zu stellen, wie gut die vorhandenen Daten und deren Qualität den Anforderungen der neuen Softwarelösung entsprechen. Dabei sei es ein Unterschied, ob man bereits über eine zeitabhängige Datenbank verfüge oder nicht, ob man Widersprüche in den Mandaten und Adressen habe oder nicht. Nicht zuletzt müsse geklärt werden, ob nur die aktuellen oder auch die historischen Daten aufbereitet und migriert werden sollen. Möchte man auch die historischen Daten migrieren, könne der zeitliche Aufwand schnell ansteigen; so habe Heidelberg Materials 60 Prozent der Migrationszeit für historische und 40 Prozent für aktuelle Daten aufgewandt.
Nelli Metzler ist Head of Support bei zetVisions:
„Für ein zuverlässiges und schnelles Steuer-Reporting ist hohe Datenqualität die entscheidende Voraussetzung. Für Heidelberg Materials stehen hier drei Aspekte im Vordergrund Die Beteiligungsdatenbank ist der „Single- Point-of-Truth“ für alle Gesellschaftsstammdaten. Zweitens das Vier-Augen-Prinzip mit Prüfung und Freigabe für wichtige Gesellschaftsdatenänderungen, sowie der Zugriff auf die Beteiligungsdatenbank für möglichst viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.“
Neue Standards in der Datenverfügbarkeit
Zu den neuen Standards in der Datenverfügbarkeit gehören mit Blick auf
- den IT-Support: ständiger Support und Customizing durch mehrere interne IT-Mitarbeiter, da das neue System auf SAP basiert
- die Verbesserungen der legalen Struktur: Reduzierung der legalen Einheiten mithilfe von effizienter Planung, Dokumentation und tagaktuellem Reporting des Prozessfortschritts
- die Berechtigungen: Publisher im Intranet erlaubt Zugriff auf alle Gesellschaftsprofile für alle Mitarbeiter
Neue Standards in der Datenpflege
Zu den neuen Standards in der Datenpflege gehören:
- das Vier-Augen-Prinzip für wichtige Änderungen,
- zentrale Adressen und Personen. Bei letzterem handelt es sich um ein Register für alle Adressen, die Heidelberg Materials weltweit im Einsatz hatte oder hat, und für alle Personen, die weltweit in den Konzerngesellschaften eine Rolle spielen. Dieses Register wird nur von Power Usern, also einem kleinen Kreis, gepflegt. So wird verhindert, dass Adressen oder Personen doppelt angelegt werden.
